PERSONVERNERKLÆRING

1 Personvernerklæring

1.1 Xref Limited, sammen med andre medlemmer av gruppen ("Xref", “vi”, oss”, “vår”) tar sitt ansvar etter personvernlovgivningen på alvor.

1.2 Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi brukerne av våre tjenester (“brukere”, “du”, “deg”) en tydelig oppsummering av hvordan vi bruker informasjonen vi mottar og hvordan Xref overholder de aktuelle personvernlover, som dekker de følgende områder:

Del 2: Kategorier av brukere

Del 3: formål med innhenting og utlevering for hver kategori brukere

- Ale brukere

- Representanter for arbeidsgivere

- Kandidater

- Referansepersoner

Del 4: Markedsføring og analyse

Del 5: Sikkerhet og oppbevaring

Del 6: Overføring utenfor EØS

Del 7: Hvordan kontakte oss og dine rettigheter

Del 8: Cookies (informasjonskapsler)

Del 9: Endringer av denne personvernerklæring

2 Kategorier av brukere

2.1 Det er 3 kategorier brukere:

(a) Representanter for arbeidsgivere (dvs. representanter for virksomheter som engasjerer Xref til å bistå dem med å anisette kandidater, omtalt som arbeidsgivere);

(b) Kandidater (dvs. de som vi bistår med å koordinere søknadsinformasjon og referanser for potensielle nye jobber hos arbeidsgivere); og

(c) Referansepersoner (dvs. de som vi kontakter etter anmodning fra en kandidat I forbindelse med innhenting av en referanse om kandidaten for en arbeidsgiver).

3 Formålet med innhenting og utlevering

3.1 I denne delen behandler vi først den personlige informasjonen vi samler inn for alle brukere som vi er behandlingsansvarlig for (dvs. som Xref bestemmer hvordan skal brukes innenfor rammen av denne personvernerklæringen uten henvisning til arbeidsgiveren). Deretter behandler vi informasjonen vi samler inn som databehandler på vegne av arbeidsgiveren, som da er behandlingsansvarlig for denne informasjonen (dvs. som vi bare oppbevarer og behandler som angitt av arbeidsgiveren). I forhold til begge kategoriene behandler vi:

  • Personopplysningene vi innhenter;
  • Hvordan vi innhenter personopplysninger; og
  • Formålet med vår innhenting og utlevering av personopplysninger.

Vennligst vær oppmerksom på at dette ikke er en beskrivelse av arbeidsgivers bruk av personopplysninger. Arbeidsgiver er ansvarlig for å sørge for sin egen personvernerklæring for slik bruk.

3.2 Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR ) er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle informasjonen, og disse er angitt ved siden av hvert formål hvor vi er behandlingsansvarlig. Mer informasjon om juridiske grunnlag finnes i Bilag A

3.3 Informasjon vi innhenter fra alle brukere

(a) Personopplysninger vi innhenter

  • Kontaktinformasjon: herunder ditt navn, e-postadresse, adresse og annen kontaktinformasjon
  • Vår korrespondanse: Hvis du kontakter oss vil vi som regel føre en oversikt over denne korrespondansen
  • Bruk av internettsider og kommunikasjon: opplysninger om dine besøk på hjemmesider og informasjon innhentet ved bruk av cookies og annen sporingsteknologi inkludert din IP-addresse og domenenavn, din browser og operativsystem, datatrafikk, posisjonsdata, weblogger og annen kommunikasjonsdata, og kildene du bruker

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger

Vi innhenter personopplysninger direkte fra deg.

(c) Formålet med bruken og utlevering

Vi behandler dine personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:

  • Oppfyllelse av kontraktsforpliktelser for å utføre våre forpliktelser iht. våre avtaler med deg eller arbeidsgiveren, for å svare på dine forespørsler og ellers kommunisere med deg.
  • Rettslig grunnlag: kontraktsytelse, legitime interesser (slik at vi kan utføre våre forpliktelser og tjenester for deg)
  • Forbedring av våre tjenester for å gjøre våre tjenester mer verdifulle eller nyttige (for eksempel når du har gitt oss tilbakemelding), inkludert å gjøre våre nettsider funksjonelle og gjennomføre analyser (se del 4 under).
  • Rettslig grunnlag: samtykke, legitim interesse (slik at vi kan gi bedre tjenester og anonymisert aggregert innsikt til våre klienter)
  • Informere deg om endringer for å informere seg om endringer av våre tjenester.
  • Rettslig grunnlag: legitime interesser (å informere deg om endringer av våre tjenester)
  • Omorganisere eller gjennomføre endringer i vår virksomhet dersom vi (i) er i forhandlinger om salg av vår virksomhet eller deler av virksomheten til en tredjepart; (ii) selges til en tredjepart eller (iii) gjennomgår en omorganisasjon, må vi kanskje overføre noen eller alle dine personopplysninger til den relevante tredjepart (eller dennes rådgivere) som en del av enhver due diligence-prosess for å analysere eventuelle foreslåtte salg eller omorganiseringer. Vi kan også få behov for å overføre dine personopplysninger til den omorganiserte enheten eller tredjepart etter salg eller omorganisering for at de skal kunne bruke opplysningene til samme formål som angitt i denne erklæringen.
  • Rettslig grunnlag: legitime interesser (slik at vi kan foreta endringer av vår virksomhet)
  • For å overholde lover og regler Vi kan behandle dine personopplysninger for å overholde våre lovbestemte forpliktelser, som kan omfatte å utlevere dine personopplysninger til tredjeparter, rettsvesenet og/eller tilsynsmyndighetene eller politiet i forbindelse med forespørsler, saksbehandling eller undersøkelser av slike parter hvor som helst i verden eller hvor vi ellers er nødt til å gjøre dette. Når det er tillatt, vil vi rette forespørselen til deg eller gi beskjed til deg før vi svarer, med mindre dette kan føre til at en forbrytelse ikke blir forhindret eller oppdaget.
  • Rettslig grunnlag: rettslige forpliktelser, rettskrav, legitime interesser (å samarbeide med politiet og tilsynsmyndighetene)
  • For at tredjeparter under vår kontroll kan bistå oss med levering av tjenester Vi kan utlevere dine personopplysninger til våre tjenesteleverandører, underleverandører, agenter, rådgivere (for eksempel juridiske, økonomiske, forretningsmessige eller andre rådgivere) og andre foretak i Xref-gruppen som utfører aktiviteter på våre vegne, og som alltid underlagt hensiktsmessige sikkerhetstiltak.
  • Rettslig grunnlag: legitime interesser (for å kunne bruke spesialister og drive virksomheten effektivt)

3.4 Arbeidsgiver representanter

(d) Formålet med bruken og utlevering

Vi behandler også personopplysninger som behandlingsansvarlig for følgende formål:

For markedsføringsformål for å sende deg tilbud og markedsføringsmateriale om Xref og Xrefs leverandører og samarbeidspartneres produkter og tjenester via e-post eller SMS, og når det er påkrevet etter loven, vil vi be om ditt samtykke før vi utfører slik markedsføring. Hvis du ikke ønsker å motta markedsføringsmateriale fra Xref, kan du bruke avmeldingsfunksjonen i markedsføringsmaterialet, eller ta kontakt med personvernsansvarlig for å gi oss beskjed.

Rettslig grunnlag: samtykke, legitim interesse (for å holde deg oppdatert med nyheter om våre tjenester)

3.5 Kandidater

(a) Personopplysninger vi innhenter

I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende tilleggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.

  • Referanseinformasjon: inkludert din arbeidserfaring, stillingstitler, kvalifikasjoner, ansettelsesperioder, resultater fra ferdighetstester, meninger om din arbeidsinnsats som gis av arbeidsgivere og/eller referansepersoner
  • Sensitive personopplysninger: herunder opplysninger for å vurdere arbeidstillatelse eller visumkravene (hvis noen), strafferegistre (eller straffesaker), informasjon om helse- eller funksjonshemming.

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger (inkludert personopplysninger fra dine valgte referanser)

Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte når du gir opplysninger til oss om dine referanser, men innhenter også personopplysninger om deg fra din potensielle arbeidsgiver og dine referansepersoner.

Som kandidat antar vi at du har uttrykkelig samtykke fra dine referansepersoner til å gi deres navn og kontaktinformasjon (inkludert e-postadresse) til oss slik at vi kan kontakte dem på vegne av deg for å få en referanse om deg som vil overleveres til arbeidsgiveren som er interessert i å ansette deg. Hvis du ikke har slikt samtykke, vennligst ikke gi deres kontaktinformasjon til oss.

(c) Formål og utlevering

Med unntak for hva som er angitt under avsnittet for alle brukere over, behandler vi dine personopplysninger på vegne av din potensielle arbeidsgiver. Ved å tilby våre tjenester til den potensielle arbeidsgiveren, bruker vi dine opplysninger til å kommunisere med deg, organisere søknadsinformasjon, koordinere referanser, bekrefte identiteten din og svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler om våre tjenester. Vi har behov for å utlevere dine personopplysninger til arbeidsgiveren, som vil være en kunde av Xref, som vil ha bedt oss om å innhente referanser i tilknytning til deres potensielle ansettelse av deg. Arbeidsgiverens behandling av slike personopplysninger vil være underlag underlagt arbeidsgiverens personvernerklæring eller retningslinjer.

3.6 Referansepersoner

(a) Personopplysninger vi samler inn

I tillegg til opplysningene som fremgår av punktet om alle brukere over kan vi innhente følgende tilleggsopplysninger som databehandler for arbeidsgiver.

  • Informasjon om ansettelsesforhold: inkludert din stilling, navnet på virksomheten hvor du er eller var ansatt samtidig som kandidaten og datoene som dekker den aktuelle referanseperioden for kandidaten.
  • Evt. synspunkter du har om kandidaten

(b) Hvordan vi innhenter personopplysninger

Vi innhenter personopplysninger fra deg direkte når du gir opplysninger til oss ved en tilbakemelding på en forespørsel om en referanse, men innhenter også personopplysninger om deg fra kandidater som har bedt deg om en referanse.

(c) Formål og utlevering

Med unntak for hva som er angitt under avsnittet for alle brukere over, behandler vi dine personopplysninger på vegne av den (potensielle) arbeidsgiver til kandidaten som har bedt deg om en referanse. Ved å tilby våre tjenester til arbeidsgiveren, bruker vi dine opplysninger til å kommunisere med deg, koordinere dine vurderinger av kandidaten bekrefte identiteten din og svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler om våre tjenester. Vi har behov for å utlevere dine personopplysninger til den potensielle arbeidsgiveren, som vil være en kunde av Xref, som har bedt oss om å innhente referanser fra deg om kandidaten. Arbeidsgiverens behandling av slike personopplysninger vil være underlagt arbeidsgiverens personvernerklæring eller retningslinjer.

4 Analyse

4.1 Vi kan bruke brukernes informasjon til informasjonsanalyse, blant annet for å skape innsikt, rapporter og andre analyser for å gi referanseverdier til våre kunder, forbedre tjenestene våre og markedsføre tjenestene våre. Resultatene fra våre analyser vil aldri identifisere en bestemt bruker- eller Xref-kunde.

5 Sikkerhet og oppbevaring

5.1 Vi vil oppbevare dine personopplysninger og sensitive personopplysninger etter anvisning fra arbeidsgiveren, eller hvor vi er behandlingsansvarlig når vi ikke lenger trenger det til formålene det ble samlet inn for. Xref vil overholde sine forpliktelser til å ødelegge, slette eller deidentifisere dine personopplysninger i samsvar gjeldende lov.

5.2 Xref beskytter personopplysningene som er i Xrefs besittelse eller kontroll ved å gjennomføre hensiktsmessige sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang, innhenting, bruk, utlevering, kopiering, endring, ødeleggelse eller lignende risiko. Du bør være oppmerksom på at konfidensialitet og sikkerhet ikke er sikret når informasjon overføres via e-post eller trådløs kommunikasjon.

5.3 Xref er ikke ansvarlig for tap eller skade som følge av brudd på sikkerhet eller konfidensialitet når informasjon er sendt ved e-post eller trådløs kommunikasjon.

6 Overføring utenfor EØS

6.1 Dine personopplysninger kan hentes frem av arbeidsgivere, kandidater, referansepersoner og/eller våre tjenesteleverandører (alt etter omstendighetene), og/eller bli oppbevart i et annet land enn det du befinner deg i, hvor personvernlovgivningen kan være svakere enn i ditt land. Vi vil under enhver omstendighet beskytte personopplysninger som angitt i vår personvernerklæring.

6.2 Når vi overfører personopplysninger fra Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS) til en stat utenfor EØS, kan vi bli pålagt å treffe spesifikke sikkerhetstiltak i tillegg for å sikre personopplysningene. Visse land utenfor EØS har blitt godkjent av EU-kommisjonen som land som gir i det vesentlige tilsvarende beskyttelse som EØS-lovgivningen om personvern, og det kreves derfor ikke ytterligere garantier for å overføre personopplysninger til disse statene. I stater som ikke har slik godkjenning (se hele listen her), vil vi etablere rettslig grunnlag for slik overføring, f.eks. standardvilkår godkjent av EU-kommisjonen, eller andre rettslige grunnlag som er tillatt etter gjeldende regler.

6.3 Vennligst ta kontakt som opplyst i punktet med kontaktinformasjon under hvis du ønsker en kopi av de spesifikke sikkerhetstiltakene som gjelder for overføring av dine personopplysninger.

7 Hvordan kontakte oss og dine rettigheter

7.1 Xref har en egen personvernansvarlig som har ansvar for at Xref overholder denne personvernerklæringen. Hvis du har spørsmål om denne personvernerklæringen kan du kontakte personvernansvarlig på en av adressene under eller pr e-post: privacy@xref.com

7.2 Xref oppbevarer opplysningene angitt i avsnitt 3.4 og 3.5 som en databehandler for arbeidsgiveren. Dette betyr at hvis du ønsker å utøve dine rettigheter som registrert må du henvende deg til arbeidsgiveren, hvoretter Xref vil hjelpe arbeidsgiveren med å svare etter arbeidsgiverens anvisning. I forhold til opplysningene i avsnitt 3.3 er Xref behandlingsansvarlig og i forbindelse med slike opplysninger kan du ha rett til å kreve at vi:

(a) gi deg ytterligere opplysninger om vår bruk av dine personopplysninger;

(b) gi deg en kopi av personopplysningene du har gitt oss;

(c) oppdatere unøyaktigheter I personopplysningene vi oppbevarer;

(d) slette personopplysninger vi ikke lenger har rettslig grunnlag for å bruke;

(e) der behandlingen er basert på samtykke, å tilbakekalle samtykket slik at vi stanser den aktuelle behandlingen;

(f) å be oss om å overføre elektronisk personopplysninger du har gitt oss og som vi fremdeles oppbevarer til en tredjepart;

(g) protestere mot enhver databehandling basert på legitime interesse, med mindre vår begrunnelse for å gjennomføre behandlingen er mer tungtveiende enn motforestillingene iht. dine personvernrettigheter; og

(h) begrense hvordan vi bruker dine personopplysninger mens en klage blir vurdert.

7.3 Din utøvelse av disse rettighetene for registrerte er underlagt visse unntak for å beskytte allmenne interesser (for eksempel forebygging eller avdekking av kriminalitet) og våre interesser (for eksempel sikre rettslig konfidensialitet “legal privilege”). Hvis du utøver noen av disse rettighetene, vil vi kontrollere din berettigelse og i de fleste tilfeller svare innen en måned

7.4 Hvis du ikke er fornøyd med vår bruk av dine personopplysninger eller våre tilbakemeldinger på din utøvelse av disse rettighetene, har du rett til å klage til ditt lokale personvernombud. Hvis du befinner deg i EØS-området en liste over tilsynsmyndigheter og deres kontaktinformasjon finnes her.

8 Retningslinjer for bruk av Cookies (informasjonskapsler)

Xref's nettside bruker følgende cookies (informasjonskapsler):

sessionid: å lagre data fra en pålogget brukers besøk på nettsiden. Dette er hvordan vi identifiserer hvem som er pålogget når vedkommende ber om en handling.

csrftoken: å hindre cross site request svindel (“CSRF”). Dette sikrer at kun skjemaer som har sin opprinnelse fra vår nettside kan brukes for å returnere opplysninger. Hvis du ikke ønsker bruk av disse Cookiene vennligst deaktiver dem ved å følge instruksjonene på din browser, som finnes her. Vennligst vær oppmerksom på at noen av tjenestene ikke vil fungere like godt dersom cookiene er deaktivert.

9 Endringer av vår personvernerklæring og/eller retningslinjer for bruk av Cookies (informasjonskapsler)

9.1 Vi kan endre innholdet på våre nettsider og hvordan vi bruker cookies, og derfor kan vår personvernerklæring og våre retningslinjer for bruk av cookies endres fra tid til annen i fremtiden. Hvis vi endrer personvernerklæringen og/eller våre retningslinjer for bruk av cookies, oppdaterer vi datoen den sist ble endret under. Hvis disse endringene er viktige, vil vi tydelig angi dette på vår nettside

9.2 Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 25 mai 2018: for tidligere kopier av Xrefs personvernerklæring vennligst kontakt vår personvernansvarlige på adresse som opplyst I punkt 7 over.

Bilag A: rettslig grunnlag

Rettslige grunnlag for å forsvare bruk av personopplysningene

Etter europeisk personvernlovgivning (GDPR), er vi pålagt å identifisere det "rettslige grunnlaget" som ligger til grunn for å behandle personopplysningene, Bruk av personopplysninger i henhold til europeisk personvernlovgivning må begrunnes av et "rettslig grunnlag", og vi har angitt grunnlaget for hver bruk over. Forklaringene på de rettslige grunnlagene som begrunner bruken av dine personopplysninger er som følger:

Samtykke: når du har samtykket I vår bruk av dine opplysninger (du skal ha mottatt en samtykkeerklæring I forbindelse med enhver slik bruk og kan trekke tilbake ditt samtykke ved å kontakte oss slik det fremgår i punktet med kontaktinformasjon over).

Oppfyllelse av kontraktsforpliktelser: når dine opplysninger er nødvendige for å inngå eller gjennomføre vår avtale med deg.

Rettslige forpliktelser: når vi trenger å bruke dine personopplysninger for å overholde rettslige forpliktelser.

Legitime interesser: når vi bruker dine personopplysninger for å oppnå en legitim interesse og vår begrunnelse for å bruke opplysningene er mer tungtveiende enn motforestillingene iht. dine personvernrettigheter

Rettslige krav: når dine opplysninger er nødvendige for at vi skal kunne forsvare, forfølge eller fremme et krav mot deg, oss eller en tredjepart.

Få Xref-demo