PERSONVERNERKLÆRING

Dette nettstedet drives av Xref Limited («Xref», «vi» eller «vår») og dets tilknyttede selskaper. 

Xref tar sitt ansvar i henhold til personvernlovgivningen på alvor. Denne personvernerklæringen tar sikte på å gi brukerne av våre tjenester klar beskrivelse av hvordan vi bruker informasjon som er gitt til oss og hvordan Xref overholder gjeldende personvernlovgivning, og ikke minst hvordan informasjon om deg vil bli brukt og gjort tilgjengelig. Kontaktinformasjon om hvem du bør kontakte dersom du har spørsmål eller bekymring om personvern er tatt inn.  

Vår personvernerklæring er strukturert som følger:

·     Informasjon for alle brukere av våre tjenester

·     Spesifikk informasjon for kandidater (dvs. de vi hjelper med å koordinere søknadsinformasjon)

·     Spesifikk informasjon til referansegivere (dvs. de vi kontakter på forespørsel fra en kandidat i forbindelse med å få en referanse m kandidaten) 

Med arbeidsgivere menes de som engasjerer Xref for å bistå dem med å ansette kandidater. 

BEHANDLINGSANSVARLIG OG DATABEHANDLER 

Avhengig av typen personopplysninger vil Xref fungere som enten behandlingsansvarlig eller databehandler av dine personopplysninger i samsvar med følgende.

Behandlingsansvarlig

Xref er behandlingsansvarlig for personopplysninger (som definert nedenfor). Kontaktinformasjon til Xref er som følger:

privacy@xref.com

Arbeidsgiver som vurderer ansettelse av en kandidat og som ber om referanser vedrørende en slik kandidat vil ha delt behandlingsansvar for enkelte brukerdata om den aktuelle kandidat og hans eller hennes referansegivere (slik som navn og kontaktinformasjon). 

  • Databehandler

Xref vil fungere som databehandler av HR-data (som definert nedenfor) på vegne av hver arbeidsgiver som har engasjert Xref til å bistå dem ved ansettelse av kandidatene. Hver arbeidsgiver er behandlingsansvarlig for de HR-data som er innhentet av oss på vegne av arbeidsgiveren. Behandlingen av disse HR-data er underlagt arbeidsgiverens gjeldende personvernerklæring. 

INFORMASJON TIL ALLE BRUKERE

Informasjonen vi innhenter

Xref kan samle inn og behandle brukerrelaterte personopplysninger om alle brukere av våre tjenester, herunder navnet ditt, e-postadresse, telefonnummer, annen kontaktinformasjon, IP-adresse, hvordan du bruker tjenestene våre, og annen informasjon du gir oss i forbindelse med din bruk av våre tjenester, unntatt r (som definert nedenfor) (samlet brukerdata).

I tillegg kan Xref innhente og behandle HR-data på vegne av den enkelte arbeidsgiver. Vennligst se avsnittet «Informasjon for kandidater» for mer informasjon.

Rettslig grunnlag for behandling av dine brukerdata (behandlingsgrunnlag) 

Vår behandling av dine brukerdata for formålet angitt nedenfor er basert på vår legitime interesse i tilknytning til levering av våre tjenester.

 Vi kan be om ditt samtykke til å behandle brukerdata for spesifikke formål. I slike tilfeller vil ditt samtykke utgjøre det rettslige grunnlaget (behandlingsgrunnlag) for vår behandling av dine brukerdata for disse formål.

Formål med behandling av brukerdata

 Xref innhenter og behandler dine brukerdata for følgende formål: 

  • for å verifisere din identitet og matche din brukerkonto med informasjonsforespørsler fra potensielle arbeidsgivere;
  • for å gjøre våre tjenester og produkter mer verdifulle eller nyttige ved/gjennom kundeanalyse for våre interne operasjoner, slik som feilsøking, testing, utredning og statistiske formål:
  • for å svare på dine spørsmål, henvendelser eller forespørsler;
  • for å kontakte deg med løpende informasjon, tilbud eller markedsføringsmateriale (som beskrevet nedenfor); og
  • for å overholde rettslige krav.

Dersom dine brukerdata vil bli brukt for formål som ikke tidligere er spesifisert vil det nye formålet bli meddelt deg og ditt samtykke innhentet for slik bruk, hvis ikke annet er fastsatt i lov.

Med mindre vi har lov til å gjøre det uten samtykke i henhold til gjeldende rett (f.eks. i forbindelse med B2B markedsføring), vil vi på bakgrunn av ditt forhåndssamtykke sende deg tilbud og markedsføringsmateriale om Xref og Xrefs underleverandører og samarbeidspartneres produkter og tjenester på e-post eller SMS. Vi vil utstyre deg med informasjon om slik kommunikasjon i forbindelse med din bruk av våre tjenester. Du kan når som helst melde deg av å motta markedsføringsmateriale fra Xref ved å bruke avmeldingsmekanismen i markedsføringsmaterialet eller ta kontakt med Xrefs personvernansvarlig for å gi oss beskjed. 

Hvordan dine brukerdata blir delt

Dine brukerdata kan bli delt med:

  • potensielle arbeidsgivere som er kunder av Xref og har sendt oss forespørsel om å søke etter referanse(r) i forbindelse med din eventuelle ansettelse hos dem
  • dine referansegivere
  • Xrefs konsernselskap og Xrefs tjenesteleverandører for å muliggjøre levering av våre tjenester (f.eks. underdatabehandlere som opptrer på vegne av oss)
  • enhver tredjepart som lovlig ber om å se informasjonen (f.eks. påtalemyndigheter eller andre offentlige myndigheter)
  • Dersom Xref er involvert i fusjon, oppkjøp eller salg av hele eller deler av sine eiendeler eller virksomhet kan vi dele dine personopplysninger med den nye eieren, i henhold til denne personvernerklæringen.

Vi utleverer ikke dine brukerdata til noen andre parter.  

Samtykke

Når du har samtykket til en bestemt type behandling av dine personopplysninger i tjenestene kan du når som helst trekke tilbake samtykket ditt ved å gi Xref skriftlig varsel om dette. Du kan trekke tilbake samtykke for en bestemt type behandling ved bruk av personverninnstillingene i Xref- tjenesten eller ved å kontakte Xrefs personvernansvarlig (Privacy Officer) ved å bruke kontaktinformasjonen nedenfor. Ved mottakelse av ditt skriftlige varsel vil vi informere deg om de mulige konsekvensene av tilbaketrekningen av samtykket, herunder eventuelt Xrefs manglende evne til å levere bestemte produkter eller tjenester dersom disse krever disse opplysningene.

Datalagring

Vi oppbevarer dine brukerdata så lenge du bruker våre tjenester. Dine brukerdata blir slettet dersom vi ikke lenger behøver dem for de formål de ble samlet inn for eller vi ikke er forpliktet til å oppbevare dem i henhold til gjeldende rett. Generelt vil dine brukerdata bli slettet dersom du ikke logger inn eller bruker tjenestene i løpet av en sammenhengende periode på ett år. Xref vil overholde sine plikter om å destruere, slette eller deidentifisere dine personopplysninger i henhold til gjeldende rett.

Hvem du kan kontakte

Xref er ansvarlig for dine personopplysninger under sin kontroll og har utpekt en personvernansvarlig (Privacy Officer) som har ansvar for å f.eks. overvåke Xrefs overholdelse av denne personvernerklæringen og gi informasjon om Xrefs behandling av personopplysninger. Xref vil vedta retningslinjer og rutiner for å overholde gjeldende personvernlovgivning og vil formidle disse til deg på forespørsel.

Dersom du ønsker å kontakte oss vedrørende dine brukerdata, enten i forbindelse med en undersøkelse, klage eller forespørsel, bør du kontakte oss skriftlig:

Personvernansvarlig (Privacy Officer) i Xref

·     E-post: privacy@xref.com

Datasikkerhet

Xref beskytter personopplysningene i sin besittelse eller under sin kontroll ved å foreta rimelige sikkerhetstiltak for å forhindre uautorisert tilgang, innsamling, bruk, utlevering, kopiering, modifikasjon, avhending eller lignende risiko.

Dataoverføringer fra EU/EØS

Når kandidater, referansegivere eller potensielle arbeidsgivere som skal motta informasjon om deg er basert utenfor Det europeiske økonomiske samarbeidsområde (EØS) vil Xref måtte overføre dine opplysninger til dem i slike tredjeland. På samme måte kan Xref i utførelsen av våre tjenester behandle dine personopplysninger over hele verden på steder hvor vi og/eller medlemmer av vårt konsern er lokalisert. Detaljer om hvor i verden vi er lokalisert er tilgjengelig på vårt nettsted. Du anerkjenner at vi kan overføre dine personopplysninger til slike tredjeland, inkludert Xrefs tilknyttede selskaper i Australia og Canada.

Ved slike overføringer vil vi sikre at tilstrekkelig grad av personvern opprettholdes ved hjelp av egnede sikkerhetstiltak, f.eks. EU-kommisjonens Standard Contractual Clauses. Mer informasjon om slike internasjonale dataoverføringer og gjeldende sikkerhetstiltak kontakt oss gjerne på contact@xref.com.

 Dine rettigheter

Rett til korrigering, sletting og begrensning 

Dersom du mener at brukerdata som vi har om deg er unøyaktige, utdaterte, unødvendige eller i strid med formålene for behandlingen av brukerdata angitt i denne personvernerklæringen kan du be oss om å rette opp eller fjerne disse ved å kontakte Xrefs personvernansvarlig (Privacy Officer) på adressen angitt ovenfor og be om et søknadskjema. Xref vil i henhold til gjeldende rett vurdere slike forespørsler og forbeholder seg retten til å inkludere et varsel ved siden av dine brukerdata for å registrere at informasjonen er korrigert eller fjernet på din forespørsel.

Rett til informasjon

Du har rett til å innhente informasjon om brukerdataene vi har om deg, be om informasjon om hvordan disse personopplysningene blir brukt, og be om en beskrivelse av de som slik informasjon er blitt delt med, igjen ved å kontakte Xrefs personvernansvarlig (Privacy Officer). Du har rett til å motta en kopi av slik informasjon gratis en gang i året, eller som ellers er tillatt i henhold til gjeldende rett. Vi forbeholder oss retten til å kreve et rimelig beløp basert på våre administrative kostnader (hvis tillatt av og alltid i samsvar med grenser fastsatt i gjeldende lov) for å gi tilgang til ytterligere kopier av dine personopplysninger. Du kan også ha rett til å motta dine brukerdata i et strukturert, vanlig og maskinlesbart format, og overføre slike brukerdata til en annen behandlingsansvarlig.

Rett til å protestere mot behandling av personopplysninger

 Du har rett til å protestere mot behandling av dine brukerdata av grunner knyttet til din spesielle situasjon der slik behandling er basert på våre legitime interesser. Du har også rett til å få oss til å begrense behandlingen av dine brukerdata, for eksempel når du venter på svar på din forespørsel om informasjon, retting eller sletting. Du kan sende din forespørsel om begrensning av behandlingen til personvernansvarlig i Xref (Privacy Officer) på adressen som fremkommer over. I forespørselen din må du beskrive den situasjonen som gjør at du motsetter deg behandlingen.

Rett til å klage 

Dersom du mener at Xref ikke overholder gjeldende personvernlovgivning kan du kontakte din lokale tilsynsmyndighet (Datatilsynet) for å fremføre en klage.

Kommunikasjon med deg og overvåking av innhold

For å kunne levere Xref-tjenestene må vi kanskje kommunisere med deg via e-post. Ved å bruke Xref-nettstedet og Xref-tjenestene samtykker du i å motta e-poster som er nødvendige for normal drift av våre tjenester. 

Vi har rett til å overvåke alt innhold og informasjon utvekslet gjennom våre tjenester, men vi har ikke noen forpliktelse til å gjennomføre slik overvåking. Xref er ikke ansvarlig for innhold, feil, utelatelser, tap eller skade som oppstår som følge av bruk av vårt nettsted og/eller tjenester, med unntak av det som gjelder etter preseptorisk personvernlovgivning. 

Informasjonskapsler («cookies»)

En informasjonskapsel («cookie») er en liten tekstfil som nettstedet du besøker spør om å lagre på datamaskinen din. Fra tid til annen vil en informasjonskapsel plasseres på datamaskinen din for å forbedre bruken av Xrefs nettsted og tjenester. De fleste nettlesere er satt til å godta informasjonskapsler. Dersom du ikke ønsker å godta informasjonskapsler kan du endre innstillingene dine for å nekte alle informasjonskapsler eller til å fortelle deg når en informasjonskapsel sendes. Tidligere lagrede informasjonskapsler kan også slettes via nettleseren. Gå til nettleserens hjelpesider for mer informasjon.

Xrefs nettsted bruker følgende informasjonskapsler:

·     sessionid: For å lagre session-data for den innloggede brukeren. Dette er måten vi identifiserer hvem som er innlogget på når de ber om en funksjon.

·     csrftoken: For å forhindre falske overføringsforespørsler på tvers av nettsteder. Dette sikrer at kun skjemaer som stammer fra vårt nettsted kan brukes til å sende data tilbake. 

INFORMASJON TIL KANDIDATER

Den følgende spesifikke informasjonen gjelder i tillegg til den generelle informasjonen ovenfor dersom du er en kandidat.

HR-data vi samler inn 

Xref samler inn, på vegne av hver spesifiserte arbeidsgiver, visse rekrutterings- og ansettelsesrelaterte personopplysninger om deg, herunder ansettelseshistorie, kvalifikasjoner, resultater fra ferdighetsprøver, synspunkter på din arbeidsprestasjon (f.eks. referanser) og annen informasjon som Xref har fått på vegne av arbeidsgivere som bruker Xref-tjenesten (samlet, HR-data). 

Vi innhenter HR-data fra deg direkte når du gir oss informasjon om dine referanser. Med ditt samtykke vil vi også samle inn HR-data om deg fra din potensielle arbeidsgiver, referansegivere og våre tredjepartskilder, herunder bakgrunnssjekker, sikkerhetsklareringer og andre lignende informasjonskilder som anses nødvendig ut fra arten av og sikkerhetskrav som gjelder for den aktuelle ledige stillingen. Vennligst merk at ditt samtykke for behandling av HR-data kan være underlagt ytterligere vilkår i personvernerklæringen til den respektive arbeidsgiver som er behandlingsansvarlig for dine respektive HR-data. 

Vilkår for behandling av HR-data

Den respektive arbeidsgiver er behandlingsansvarlig for dine HR-data. I kraft av dette er arbeidsgiveren ansvarlig for dine HR-data innhentet av Xref på vegne av arbeidsgiveren.

Spesifikke vilkår for behandling av HR-data fremkommer av personvernerklæringen til den aktuelle arbeidsgiver som er behandlingsansvarlig for dine respektive HR-data, herunder dine rettigheter om behandling av dine HR-data.

Hvordan vi bruker dine HR-data

Xref kan bare bruke dine HR-data i tråd med instruksen fra arbeidsgiveren som har bedt oss om å innhente HR-data om deg. Vi vil bruke dine HR-data kun for følgende formål:  

·     levere våre Xref-tjenester til potensielle arbeidsgivere, dvs. bistå Xref-klientene i deres vurdering av deg som jobbsøker i rekrutteringsøyemed, der slike klienter har bedt oss om å finne potensielle referanser i forbindelse med deres mulige ansettelse av deg; og

·     de andre formålene som er angitt i arbeidsgiverens personvernerklæring for behandling av dine HR-data. 

Oppbevaring av HR-data

Dine HR-data kan oppbevares i de tidsperiodene som er angitt i personvernerklæringen til arbeidsgiveren. Vi vil kun oppbevare dine HR-data slik som instruert av den aktuelle arbeidsgiver. 

Hvem du kan kontakte

Du bør kontakte arbeidsgiveren direkte dersom du har henvendelser, klager eller forespørsler knyttet til behandlingen av dine HR-data. Du finner arbeidsgiverens kontaktinformasjon i vår tjeneste eller ved å kontakte Xrefs personvernansvarlig (Privacy Officer). Vi henviser alle eventuelle henvendelser, klager og forespørsler om dine HR-data til den aktuelle arbeidsgiver som er behandlingsansvarlig for de aktuelle HR-data. 

Dine referansegivere

Vi forutsetter at du har et gyldig samtykke fra din utvalgte referansegiver til å utlevere dennes navn og kontaktinformasjon (herunder e-postadresse) til oss slik at vi kan kontakte vedkommende på vegne av deg for å få referanser om deg som vil bli gitt fremtidige arbeidsgivere som kan være interessert i å ansette deg. Dersom du ikke har slikt samtykke må du ikke ta med deres kontaktinformasjon i registreringssidene som følger.

INFORMASJON TIL REFERANSEGIVERE

Den følgende spesifikke informasjonen gjelder i tillegg til den generelle informasjonen ovenfor dersom du er referansegiver.

Hvordan informasjonen du oppgir vil bli brukt

De vurderingene du gir angående en kandidat vil utgjøre en del av en kandidats HR-data og vil bli utlevert til arbeidsgiveren som er oppgitt til deg av Xref sammen med opplysninger om ditt navn, stilling, firma og e-postadresse. Vi samler inn denne informasjonen fra deg og fra de kandidatene som har spurt deg om å gi en referanse for dem. Vennligst merk at ytterligere informasjon om en arbeidsgivers behandling av dine personopplysninger kan være underlagt arbeidsgiverens personvernerklæring.

Dersom kandidaten ber om tilgang til hans eller hennes HR-data, herunder dine referanser, spesielt hvis loven krever at vi svarer på slike forespørsler, kan vi og/eller den respektive arbeidsgiver være pålagt å gi en kopi av denne informasjonen til kandidaten. 

Registrer deg for demo